Reglur um framkvæmd fjarfunda sveitarstjórnar, ráða og heimastjórna Múlaþings

1. gr. Markmið og gildissvið

Reglur þessar gilda um framkvæmd fjarfunda sveitarfélagsins. Markmið reglnanna er að stuðla að samræmingu og skilvirkni þegar kemur að framkvæmd fjarfunda.

Reglurnar gilda um notkun fjarfundarbúnaðar á öllum fundum á vegum sveitarfélagsins, bæði sveitarstjórnarfundum og fundum nefnda og ráða.

Sveitarstjórn er heimilt að nota fjarfundarbúnað á fundum sínum ef brýnar ástæður mæli með því að slíkur búnaður sé notaður, sbr. 14. gr. samþykktar um stjórn Múlaþings. Af 3. mgr. 17. gr. sveitarstjórnarlaga leiðir að slíkar ástæður eru uppi ef fjarlægðir eru miklar eða samgöngur innan sveitarfélagsins eru erfiðar og torvelda af þeim sökum fundarsókn.

Fulltrúum nefnda og ráða er almennt heimilt að nota fjarfundarbúnað á fundum sínum, sbr. 14. gr. samþykktar um stjórn Múlaþings.

Fundarmaður skal vera staddur í Múlaþingi eða í erindagjörðum innanlands á vegum þess.

2. gr. Tilkynningar

Fundarmaður sem óskar eftir að taka þátt í fundi í gegnum fjarfundarbúnað skal tilkynna það sveitarstjóra eða formanni ráðs/nefndar með sólarhrings fyrirvara.

Ef sérstakar ástæður mæla með því að fundur fari fram, að öllu leyti, í gegnum fjarfundarbúnað, skal sveitarstjóri eða formaður ráðs eða heimastjórnar tilkynna það öðrum fundarmönnum með nægjanlegum fyrirvara. Ef um er að ræða opna fundi skal tilkynna fyrirkomulag fjarfundar fyrir almenningi á skýran og aðgengilegan hátt.

Fundum sveitarstjórnar og opnum fundum nefnda skal jafnan streymt í beinni útsendingu eða gerður aðgengilegur á vefsíðu sveitarfélagsins að fundi loknum.

3. gr. Fundarboðun

Boðun funda fer eftir ákvæðum samþykktar um stjórn Múlaþings og ákvæðum sveitarstjórnarlaga þar um. Taka skal fram í fundarboðinu ef um er að ræða fjarfund. Opna skal fundinn í síðasta lagi 15 mínútum fyrir fund til að kanna hvort tæknileg atriði séu í lagi. Fundarmenn skulu skrá sig inn á fundinn a.m.k. 10 mínútum áður en fundur hefst.

4. gr. Kröfur til aðstöðu og búnaðar

Fundarmaður skal vera sýnilegur öðrum fundarmönnum á meðan fundi stendur. Gæta skal að góðu netsambandi, lýsingu, hljóði og öðru sem eykur gæði fundarins. Fundarmenn skulu að jafnaði hafa slökkt á hljóðnema á meðan aðrir fundarmenn hafa orðið. Fundarmaður á lokuðum fundi skal sýna fram á að hann sé einn við fundarstörf.

Múlaþing notar almennt fjarfundakerfið Teams og bera fundarmenn ábyrgð á því að uppsetning og notkun kerfisins sé með réttum hætti en geta leitað aðstoðar hjá fjármála- og stjórnsýslusviði. Til að tryggja árangur fundarins skulu fundarmenn prófa fjarfundarkerfið áður en formlegur fundur hefst.

Tryggja skal öryggi í samskipum á milli fundarmanna þannig að óviðkomandi geti ekki fylgst með eða heyrt umræður um mál sem rædd eru á lokuðum fundi.

5. gr. Framkvæmd fjarfundar

Tryggja skal jafnan aðgang og möguleika fundarmanna til þátttöku á fundi og aðgang að gögnum. Fundarstjóri stýrir umræðum á fundi og óska fundarmenn eftir því að fá orðið í gegnum sameiginlegan spjallþráð fjarfundakerfisins. Óski fundarmaður eftir því að leggja fram bókun skal hann senda ritara fundarins bókunina í tölvupósti. Ritari skal sýna fundarmönnum tillöguna á skjá fundarins áður en hún er færð til bókar.

Ef gögn eru lögð fram á fundi vegna mála sem eru á dagskrá fundarins, skal tryggja að fundarmenn, sem sitja fundinn í fjarfundi, geti kynnt sér gögnin. Einnig skal tryggja að fundarmenn eigi jafna möguleika á að fylgjast með kynningum á mynd- eða talnaefni, ef um slíkt ræðir.

Ef trúnaðarmál er til umræðu á fundinum skal fundarstjóra óska eftir staðfestingu fundarmanna á því að enginn óviðkomandi heyri til fundarins, t.a.m. með því að færa myndavélina til svo fundaraðstaða fundarmanns sjáist vel. Að jafnaði skal enginn fundarmanna taka þátt í fjarfundi ef ræða á sérstaklega viðkvæm trúnaðarmál.

Ef fjarfundarbúnaður bregst á fundi skal gera fundarhlé þar til leyst hefur verið úr þeim tæknilegu vandræðum.

Leynilegar atkvæðagreiðslur geta ekki farið fram ef einhver eða allir fundarmenn taka þátt í fundinum í gegnum fjarfundarbúnað.

Ef fundarmaður á fjarfundi missir samband við fund skal gert fundarhlé og miða skal við að fundur hefjist ekki að nýju fyrr en samband hefur náðst við fundarmanninn, hann veitir samþykki fyrir því að fundi verði haldið áfram án hans eða varamaður hefur tekið sæti á fundinum. Samþykkið skal veitt í síma og staðfest af oddvita/formanni nefndar og fundarritara. Geta skal um samþykkið í fundargerð.

Ef fundarhlé hefur staðið yfir í meira en 30 mínútur og ekki hefur tekist að uppfylla ofangreint skilyrði fyrir áframhaldi fundarins er heimilt að fundur hefjist að nýju ef fundurinn er að öðru leyti ályktunarhæfur.

6. gr. Staðfesting fundargerða

Í lok fundar skal fundargerð deilt á skjá með öllum fundarmönnum og lesin yfir. Þegar yfirlestri er lokið ber fundarmönnum að staðfesta fundargerðina með rafrænum hætti í viðurkenndu kerfi á vegum sveitarfélagsins sem stenst kröfur laga nr. 55/2019 um rafræna auðkenningu og traustþjónustu fyrir rafræn viðskipti.

Um frágang fundargerðar fer eftir 10. gr. auglýsingar um leiðbeiningar um ritun fundargerða sveitarstjórna, nr. 1181/2021.

7. gr. Annað

Að öðru leyti fer um framkvæmd fjarfunda eftir samþykkt um stjórn Múlaþings, nr. 691/2022, erindisbréfum viðkomandi ráða/nefnda, sveitarstjórnarlögum, nr. 138/2011 og auglýsingu um leiðbeiningar um ritun fundargerða sveitarstjórna, nr. 1181/2021.

Samþykkt á 55. fundi byggðarráðs Múlaþings 5. júní 2022