Upplýsingastefna Múlaþings 2021-2022

Markmið

Góð upplýsingagjöf og öflugt kynningarstarf er ein forsenda þess að sveitarfélagið Múlaþing geti ræktað hlutverk sitt.

Markmiðið með upplýsingastefnu Múlaþings er að tryggja gagnsæja stjórnsýslu og jafnt aðgengi allra íbúa í Múlaþingi og annarra hagsmunaaðila að upplýsingum um starfsemi sveitarfélagsins.

Með því að leggja áherslu á rafræna uppbyggingu og þróun stjórnsýslunnar vill sveitarfélagið auðvelda íbúum aðgang að upplýsingum og að sækja sér þjónustu þess á greiðan, skilvirkan og markvissan hátt.

Með markvissri miðlun upplýsinga og skýrum viðmiðum um svörun erinda vill sveitarfélagið auðvelda aðhald að stjórnsýslunni, efla skilvirkt samstarf starfsfólks, tryggja flutning frétta af starfsemi sveitarfélagsins og gera íbúum kleift að vera virkir þátttakendur í íbúalýðræði.

Hagsmunaðilar

 

Upplýsingamiðlun

Upplýsingar um starfsemi sveitarfélagsins og ákvarðanir eiga að vera aðgengilegar, áreiðanlegar og rekjanlegar og miðlun og meðferð upplýsinga hlutlaus, skilvirk, skilgreind og gagnsæ.

Beiðnum um upplýsingar ber að svara og afgreiða eins fljótt og auðið er, þó með þeim takmörkunum sem lög kveða á um.

Upplýsingar skulu vera tiltækar á stafrænu formi svo fljótt sem auðið er.

Fundargerðir sveitarstjórnar og fastanefnda eru aðgengilegar á heimasíðu Múlaþings. Stefnt er að því að gögn sem tekin eru fyrir á fundum verði aðgengileg með fundargerðum, að því gefnu að birting sé í samræmi við reglur og lög, þ.m.t. lög um persónuvernd.

Við svörun og afgreiðslu allra erinda ber starfsfólki sveitarfélagsins að hafa í heiðri m.a siðareglur, stjórnsýslulög og reglur um trúnað.

Múlaþing beitir meðal annars eftirtöldum aðferðum við upplýsinga- og kynningarstarf sitt:

• Með rafrænni miðlun – vefur og samskiptamiðlar Múlaþings (mínar síður; mulathing.is; facebook; youtube-síða sveitarfélagins). Sjá vefstefnu.
• Með virkum fjölmiðlasamskiptum – fréttatilkynningar og önnur upplýsingagjöf til fjölmiðla.
• Með auglýsingum – í dagblöðum, vefmiðlum, útvarpi, sjónvarpi, sérblöðum og tímaritum.
• Með útgáfum – margvíslegt kynningarefni.
• Með viðburðum – fundir, málþing, opnir fundir og ráðstefnur um mál sveitarfélagsins

Óháð miðlum er lögð áhersla á vandað og fjölbreytt efni í formi texta, mynda, myndbanda, skýrslna og annarra gagna.

Heimasíðan

Opinber heimasíða sveitarfélagsins er www.mulathing.is. Hún skal miðla upplýsingum um starfsemi sveitarfélagsins, reglum, stefnum, fjármálum, þjónustu, stjórnsýslu, fundargerðum, ákvörðunum og forsendum þeirra. Fundir sveitarstjórnar skulu sendir beint út frá heimasíðu sveitarfélagsins. Hægt er að vakta einstök mál sem tekin hafa verið fyrir í ráðum eða nefndum Múlaþings inn á heimasíðu sveitarfélagsins og fylgjast þannig með framgangi þeirra.

Á heimasíðunni eru birtar fréttir sem snerta starfsemi og þjónustu sveitarfélagsins við íbúa og aðrar mikilvægar upplýsingar. Jafnframt miðlar heimasíðan almennum tilkynningum og viðburðum sem snerta íbúa, t.d. frá félagasamtökum og stofnunum. Áhersla er lögð á að allir byggðakjarnar Múlaþings séu sýnilegir og að notendur geti einangrað upplýsingar eftir staðsetningu, þegar við á.

Íslenska er opinbert mál á heimasíðu Múlaþings og allar upplýsingar skal setja fram á skilmerkilegan máta. Málfar síðunnar skal vanda og miða við almennan lesanda eftir fremsta megni. Ávallt er hægt að hlusta á skrifaðan texta á heimasíðunni með þar til gerðum tólum.

Google-translate er sjálfkrafa þýðandi á heimasíðunni og er alltaf sjáanlegt á upphafssíðu Múlaþings. Upplýsingar um öryggismál og mikilvæga starfsemi eða upplýsingar fyrir ákveðna hagsmunaaðila skulu verða aðgengilegar á ensku og pólsku þegar við á.

Allar heimasíður stofnana Múlaþings skulu lúta sömu kröfum um meðferð upplýsinga og rafrænt öryggi. Þær skulu einnig vera merktar með heiti Múlaþings og byggðamerki sveitarfélagsins (sbr. reglur um notkun byggðamerkis Múlaþings). Að öðru leyti vísast til vefstefnu Múlaþings.

Mínar síður

Mínar síður eru rafrænt þjónustusvæði og heimasvæði íbúa og fyrirtækja sem stefnt er að verði meginfarvegur fyrir afgreiðslu erinda. Þar hafa íbúar og aðrir aðgang að umsóknum og eigin gögnum.

Leitast skal við að afgreiðsla erinda sem berast í gegnum Mínar síður sé hraðvirk, gagnsæ og skilvirk. Við móttöku erindis skal veita svar með upplýsingum um væntanlegan farveg og framvindu málsins.

Samfélagsmiðlar

Samfélagsmiðlar Múlaþings eru t.d.:

• Facebook síðan “Sveitarfélagið Múlaþing”
• Youtube síðan “Sveitarfélagið Múlaþing”

Múlaþing nýtir samfélagsmiðla til að miðla fréttum og upplýsingum af heimasíðu Múlaþings, auk kynningarefnis, í því skyni að auka dreifingu og sýnileika. Mikilvægum upplýsingum er ávallt miðlað fyrst á heimasíðu sveitarfélagsins og birting á samfélagsmiðlum telst ekki formleg birting.

Samfélagsmiðlar Múlaþings eru einnig notaðir til streymis funda þegar við á. Formleg samskipti um einstök mál fara ekki fram á samfélagsmiðlum, nema annað sé tekið fram.

Þjónustuver

Þjónustuver Múlaþings er á fjórum stöðum. Greiður aðgangur er að starfsfólki í gegnum síma 4 700 700 og/eða tölvupóst frá kl. 8.00 – 15:30 alla virka daga nema föstudaga til kl. 13:30. Opnunartími skrifstofa Múlaþings er breytilegur eftir staðsetningu og má finna upplýsingar um hann á heimasíðu Múlaþings.

Samskipti starfsfólks sveitarfélagsins eiga að vera lifandi og skjótvirk og einkennast af fagmennsku og þjónustulund.

Merki sveitarfélagsins

Allt efni sem gefið er út af Múlaþingi, eða er með beinum hætti hluti af starfsemi sveitarfélagsins, skal auðkennt með merki sveitarfélagsins. Frekari upplýsingar má nálgast í reglum um notkun byggðamerkis Múlaþings.

Ábyrgð og eftirfylgni

Sveitarstjórn Múlaþings ber ábyrgð á upplýsingastefnu þessari og reglulegri endurskoðun hennar.

Sveitarstjóri ber ábyrgð á að upplýsingastefnu sveitarfélagsins sé framfylgt.

Sviðsstjórar og stjórnendur bera ábyrgð á að upplýsingar um starfsemi einstakra stofnana, deilda og sviða á heimasíðu sveitarfélagsins séu réttar.

Kynningarteymi ritstýrir heimasíðu sveitarfélagsins og samskiptamiðlum Múlaþings, miðlar upplýsingum til fjölmiðla og er ráðgefandi um gerð auglýsinga og annars kynningarefnis.

Verkefnisstjóri á sviði kynningarmála ber ábyrgð á kynningar- og markaðsmálum sveitarfélagsins.

Skrifstofustjóri og skjalastjóri bera ábyrgð á aðgangi að gögnum sem vistuð eru í skjalakerfi sveitarfélagsins.

 

Stefna þessi skal endurskoðuð fyrir árslok 2022.

Samþykkt á fundi sveitarstjórnar 8.12. 2021.