Innkaupareglur Múlaþings

I. kafli Almenn ákvæði

1. gr. Tilgangur

Reglur þessar eru settar með stoð í lögum um opinber innkaup nr. 120/2016 (hér eftir nefnd lög um opinber innkaup eða lögin).

Tilgangur reglnanna er að útfæra nánar verklag við kaup á vörum, þjónustu og verklegum framkvæmdum í samræmi við innkaupastefnu Múlaþings, en hún miðar að því að innkaup sveitarfélagsins stuðli að hagkvæmni í rekstri og hvetji um leið til nýsköpunar og framsækinnar þróunar í atvinnulífi, með virðingu fyrir umhverfi og samfélagi að leiðarljósi. Áhersla er lögð á að stjórnsýsla við innkaup sé vönduð, jafnræðis seljenda sé gætt og stuðlað sé að virkri samkeppni.

2. gr. Gildissvið

Reglur þessar gilda um sveitarsjóð Múlaþings, öll svið, deildir og stofnanir sem reknar eru af sveitarfélaginu, sbr. ákvæði í lögum um opinber innkaup. Reglurnar taka ekki til fyrirtækja í eigu Múlaþings, samtaka eða samlaga sem sveitarfélagið á aðild að með öðrum sveitarfélögum, þó að lög um opinber innkaup geti gilt um þau, sbr. 3. gr. laganna.

Reglurnar taka til allra innkaupa sveitarfélagsins undir þeim viðmiðunarfjárhæðum Evrópska efnahagssvæðisins sem í gildi eru hverju sinni, sbr. nánar í 12. gr. reglnanna.

Við innkaup skal enn fremur fylgt lögum um opinber innkaup og lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993, sem og öðrum lögum og reglugerðum sem kunna að vera sett og ná til sveitarfélaga.

3. gr. Samningar sem innkaupareglurnar taka til

Innkaupareglur þessar taka til samninga um fjárhagslegt endurgjald sem Múlaþing gerir við eitt eða fleiri fyrirtæki og hafa að markmiði framkvæmd verks, sölu vara eða veitingu þjónustu í skilningi reglna þessara. Slíkir samningar skulu ávallt gerðir skriflega.

Til verksamninga teljast samningar sem hafa að markmiði framkvæmd, eða framkvæmd og hönnun, á tilteknu verki eða framkvæmd verks, með hvers konar aðferðum sem svara eiga til krafna sem Múlaþing hefur sett fram. Með verki í þessum skilningi er átt við afrakstur mannvirkjagerðar eða verkfræðilegra aðferða sem getur, sem slíkur, þjónað efnahagslegu eða tæknilegu hlutverki.
Dæmi um verksamninga eru samningar um gerð nýbygginga og ýmissa þátta þeirra, gerð gatna og lagna, jarðvinnu og lagningu margvíslegra yfirborðsefna.

Til vörusamninga teljast aðrir samningar en um ræðir í 2. mgr. þessarar greinar, sem hafa að markmiði kaup, leigu eða fjármögnunarleigu, með eða án kaupréttar, á vörum. Samningur sem felur í sér tilfallandi ísetningu eða uppsetningu vöru, telst vörusamningur.
Dæmi um vörusamninga eru samningar um kaup á hugbúnaðarleyfum og rekstrarleiga tækja.

Til þjónustusamninga teljast samningar sem hafa að markmiði veitingu þjónustu annarrar en þeirrar sem um getur í vöru- og verksamningum skv. skilgreiningunum hér að framan.
Dæmi um þjónustusamninga eru samningar um tölvu- og fjarskiptaþjónustu, viðhalds- og viðgerðarþjónustu, vátryggingar- og fjármálaþjónustu, arkitekta- og verkfræðiþjónustu, sorp- og hreinlætisþjónustu og umhirðuþjónustu.

Ef samningar varða í senn tvær eða fleiri tegundir innkaupa, þ.e. á verkum, þjónustu eða vörum, er um blandaða samninga að ræða. Í þeim tilvikum skulu samningar falla undir þá tegund innkaupa sem meginefni samningsins fjallar um.

Um skilgreiningar á einstökum samningsgerðum og stöðu þeirra vísast að öðru leyti til laga um opinber innkaup, einkum 4. og 5. gr.

4. gr. Samningar undanþegnir ákvæðum innkaupareglnanna

Innkaupareglur þessar taka ekki til samninga sem undanþegnir eru ákvæðum laga um opinber innkaup, s.s.:

Þjónustusamninga er varða atriði sem tilgreind eru í 11. gr. laga um opinber innkaup. Meðal þeirra eru vinnusamningar, lánssamningar, samningar um kaup eða leigu á jörðum eða fasteignum, tiltekin fjármála - og lögfræðiþjónusta, almannavarnir og tiltekin forvarnaþjónusta, tilteknar rannsóknir og þróun á þjónustu, sbr. nánar ákvæði 11. gr. laganna.
Samninga aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu, sbr. 9. gr. innkaupalaga. Um slíka samninga gildir reglugerð nr. 340/2017 um innkaup aðila sem annast vatnsveitu, orkuveitu, flutninga og póstþjónustu.
Samninga sem gerðir eru á grundvelli einkaréttar eða sérleyfis, skv. 12. gr. laganna.
Samninga milli opinberra aðila á grundvelli 13. gr. laganna.
Þjónustusamninga sem í raun eru styrktarsamningar.

Um opinbera samninga um félagsþjónustu og aðra sértæka þjónustu fer skv. 92. gr. laga um opinber innkaup, sbr. reglugerð nr. 1000/2016 um innkaup sem falla undir félagsþjónustu og aðra sértæka þjónustu samkvæmt lögum um opinber innkaup.

Að öðru leyti vísast til laga um opinber innkaup.

II. kafli. Ábyrgð, umsjón og eftirfylgni með innkaupum

5. gr. Ábyrgð á innkaupum

Sveitarstjórn ber ábyrgð á innkaupum sveitarfélagsins. Sviðsstjórar bera ábyrgð á að innkaup deilda séu í samræmi við innkaupastefnu og innkaupareglur sveitarfélagsins. Ábyrgðin nær til innkaupa stofnana sem undir hvern sviðsstjóra heyra og innkaupa deildanna utan stofnana. Forstöðumenn stofnana bera ábyrgð á innkaupum sinna stofnana í umboði sviðsstjóra. Innkauparáð ber ábyrgð á innkaupum sem heyra undir svið eða fleiri en eina deild.

6. gr. Umsjón með innkaupum

Sveitarstjóri, sviðsstjórar og forstöðumenn stofnana sveitarfélagsins hafa umboð til innkaupa. Sviðsstjórar og forstöðumenn ákveða hvaða starfsmenn þeirra hafi umboð til innkaupa og hve víðtækt umboðið sé, þ.e. til hvaða þátta og aðferða við innkaup það nái.

Forstöðumenn, eða þeir starfsmenn sem þeir veita umboð, gera fyrirspurnir um verð og eiginleika vöru, verka og þjónustu fyrir viðkomandi stofnun, nema annað sé ákveðið, sbr. ákvæði þessara reglna.

Sviðsstjórar, eftir atvikum í samráði við forstöðumenn einstakra stofnana, hafa umsjón með forvali, almennum útboðum, innkaupum á grundvelli rammasamninga og frágangi samninga á sínu verksviði nema annað sé sérstaklega ákveðið.

Innkauparáð hefur umsjón með framkvæmd lokaðra útboða, nýsköpunarsamstarfi, samkeppnisviðræðna og samkeppnisútboða, samningskaupa, hönnunarsamkeppna og annarra innkaupaaðferða, sem og samþykki á þátttöku í gagnvirkum innkaupakerfum, eftir atvikum í samráði við deildarstjóra og forstöðumenn stofnana.

Sveitarstjórn staðfestir tiltekna meiriháttar samninga, s.s. á grundvelli útboða eftir umfjöllun viðkomandi fagnefndar. Sveitarstjóri staðfestir aðra samninga eða veitir öðrum stjórnendum umboð til samninga um minniháttar innkaup.

7. gr. Stuðningur, eftirfylgni og samræming innkaupa

Innkauparáð er hverju sinni skipað af sveitarstjóra og sviðsstjórum sem eru æðstu stjórnendur sviða og skulu innkaupamál tekin upp á reglulegum sviðsstjórafundum þegar á þarf að halda. Sveitarstjóri boðar og stýrir sviðsstjórafundum.

Innkauparáð hefur yfirumsjón með framkvæmd og samræmingu innkaupa og eflingu innkaupaþekkingar hjá sveitarfélaginu, auk þess sem það hefur eftirlit með að svið, deildir og stofnanir fylgi innkaupastefnu og -reglum sveitarfélagsins. Innkauparáð veitir aðstoð og er til ráðgjafar um innkaup sveitarfélagsins. Innkauparáð setur árlega markmið um árangur innkaupa í samræmi við innkaupastefnu Múlaþings og skilgreinir mælikvarða til að meta árangur. Það fylgir markmiðum eftir og metur framkvæmd þeirra, auk þess sem ráðið sér um að nauðsynlegar úrbætur nái fram að ganga.

Sviðsstjórar skulu fylgjast með innkaupum, hver á sínu sviði og vera forstöðumönnum til aðstoðar við innkaup og framfylgd innkaupareglna. Þeir skulu stuðla að og fylgjast með samræmingu innkaupa innan sinna deilda. Sviðsstjórar skulu, í samvinnu við innkauparáð, leitast við að samræma innkaup milli allra deilda og stofnana sveitarfélagsins og fylgjast með því að upplýsingar séu tiltækar um innkaup, m.a. svo hægt sé að fylgja skilgreindum mælikvörðum.

Fjármálastjóri sér um að tiltækar séu upplýsingar um heildarinnkaup, m.a. í samræmi við skilgreinda mælikvarða, og að þær berist innkauparáði, viðkomandi sviðsstjórum, forstöðumönnum stofnana og öðrum eftir atvikum.

III. kafli. Undirbúningur innkaupa

8. gr. Mat á þörf fyrir innkaup

Áður en ákvörðun er tekin um innkaup, útboð undirbúið eða samið um framkvæmd verks, kaup á vöru eða veitingu þjónustu, skal greina þörfina fyrir innkaup. Mikilvægt er að það sé gert í samráði við væntanlega notendur og jafnframt íhugað hvort þörfin verði uppfyllt eftir öðrum leiðum, s.s. með breyttu vinnulagi, endurnýtingu, þjónustu eða á annan hátt.

Æskilegt er að á þessu stigi sé leitað upplýsinga hjá seljendum um valkosti sem eru í boði, innkaupaverð, gæði, umhverfisáhrif [1] og vistferilskostnað [2]. Áætlaður kostnaður og ávinningur af kaupunum er metinn og kannað með hvaða hætti þarfir Múlaþingsverða best uppfylltar.

9. gr. Skilgreining innkaupa og upplýsingagjöf

Skilgreina skal vel það sem á að kaupa. Þar sem seljendum er gefið svigrúm til að útvega vöru eða þjónustu, eða til að framkvæma verk, skulu þarfir Múlaþings skilgreindar nákvæmlega og þau skilyrði sem vara, verk eða þjónusta á að uppfylla. Setja skal fram forsendur um gæði, umhverfisáhrif og vistferilskostnað eins og kostur er.

Við innkaup og innkaupapöntun skal enn fremur tilgreina hver pantar, hvaða deild eða stofnun viðkomandi vara eða þjónusta tilheyrir og önnur þau atriði sem máli skipta.

10. gr. Val á aðferð við innkaup

Áður en ákvörðun er tekin um innkaup og samið um framkvæmd verks, kaup á vöru eða veitingu þjónustu, skal jafnframt lagt mat á hvaða aðferð henti við innkaupin, með tilliti til eðlis og umfangs þeirra, sbr. einnig önnur ákvæði reglna þessara. Innkauparáð eða fjármálastjóri eftir atvikum, veitir leiðbeiningar um innkaup sveitarfélagsins.

Við innkaup Múlaþings samkvæmt reglum þessum skal einkum nota eftirfarandi aðferðir:

Verðfyrirspurn og verðsamanburður
Almennt útboð
Rammasamningar

Að höfðu samráði við innkauparáð, er í öðrum tilvikum heimilt að viðhafa eftirfarandi aðferðir við innkaup:

Lokað útboð
Gagnvirk innkaupakerfi
Samningskaup að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar
Samningskaup vegna hönnunarsamkeppni
Nýsköpunarsamstarf
Samkeppnisútboð
Samkeppnisviðræður

11. gr. Undanfarandi markaðskannanir

Áður en innkaupaferli hefst er Múlaþingi heimilt að gera markaðskannanir til að undirbúa innkaup og upplýsa fyrirtæki um áformuð innkaup og kröfur varðandi þau. Í því skyni má leita ráðgjafar frá sérfræðingum eða fyrirtækjum um skipulagningu og framkvæmd innkaupaferlis, m.a. til að kanna áhuga hjá bjóðendum. Skilyrði er þó að samkeppni sé ekki raskað og að meginreglum um gagnsæi og jafnræði sé framfylgt.

Nýti Múlaþing slíka ráðgjöf eða aðstoð utanaðkomandi aðila við undirbúning innkaupa, skal tryggja að aðkoma þess eða þeirra aðila raski ekki samkeppni, sbr. nánari ákvæði 45. og 46. gr. laga um opinber innkaup.

12. gr. Viðmiðunarfjárhæðir

Við innkaup Múlaþings gilda viðmiðunarfjárhæðir laga um opinber innkaup og breytingar sem gerðar verða á viðmiðunarfjárhæðum í samræmi við vísitölubreytingar og auglýstar eru opinberlega af fjármála- og efnahagsráðherra [3], sbr. einnig nánari ákvæði reglna þessara.

Viðmiðunarfjárhæðir vegna innkaupa á opinberum þjónustusamningum um félagsþjónustu og aðra sértæka þjónustu skv. 4. gr. reglna þessara, sbr. VIII. kafla laga um opinber innkaup, eru birtar í reglugerð settri af fjármála- og efnahagsráðherra í samræmi við skuldbindingar íslenska ríkisins samkvæmt samningnum um Evrópska efnahagssvæðið [4].

13. gr. Viðmiðunarfjárhæðir vegna útboða o.fl.

Innkaup yfir eftirfarandi viðmiðunarfjárhæðum skulu fara fram á grundvelli almenns eða lokaðs útboðs, sbr. nánari ákvæði 15.-18. gr. reglnanna og V., VI. og VII. kafla laga um opinber innkaup þegar áætluð samningsfjárhæð að frátöldum virðisaukaskatti nær eftirtöldum fjárhæðum:

Verklegar framkvæmdir: yfir 49 m.kr.
Kaup á vörum og þjónustu: yfir 15,5 m.kr.

Einnig er heimilt að bjóða til nýsköpunarsamstarfs skv. 21. gr. a. í innkaupareglum þessum, kaupa inn á grundvelli rammasamnings skv. 22. gr. reglnanna og gagnvirks innkaupakerfis skv. 22. gr. a., sé upphæð innkaupa yfir ofangreindum fjárhæðum.

Heimilt er að viðhafa önnur innkaupaferli í þeim undantekningartilvikum sem reglurnar greina.

14. gr. Viðmiðunarfjárhæðir vegna fyrirspurna

Við innkaup undir viðmiðunarfjárhæðum 12. gr. reglna þessara skal ávallt gæta hagkvæmni og gera samanburð meðal sem flestra fyrirtækja. Gera skal formlega fyrirspurn, með rafrænum aðferðum, um verð, eiginleika, vistferilskostnað og umhverfisáhrif, sbr. 20. gr. reglna þessara og skv. nánari verklagsreglum eða fyrirmynd sem Múlaþing setur, þegar áætluð fjárhæð innkaupa að frátöldum virðisaukaskatti er innan marka eftirfarandi fjárhæða:

Verklegar framkvæmdir: 15,5 – 49 m.kr.
Kaup á vörum og þjónustu: 5,5 – 15,5 m.kr.

Kanna skal hvort örútboð meðal tiltekinna rammasamningshafa skv. ákvæðum reglna þessara henti í stað fyrirspurnar.

Heimilt er að viðhafa önnur innkaupaferli í þeim undantekningartilvikum sem reglurnar greina.

15. gr. Útreikningur á virði samninga og skipting innkaupa

Við útreikning á áætluðu virði samnings skal miða við þá heildarfjárhæð sem Múlaþing mun greiða fyrir innkaup, að frátöldum virðisaukaskatti, þ.m.t. aðföng sem Múlaþing lætur bjóðanda í té, flutningur vöru og þóknanir, verðlaunafé eða aukagreiðslur, sem og annað það sem sveitarfélagið leggur til og metið verður til fjár.

Við útreikninginn skal taka tillit til heildarfjárhæðar, þar á meðal hvers konar valfrjálsra ákvæða og hugsanlegrar endurnýjunar samnings sem skýrt er kveðið á um í útboðsgögnum. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðnir eru út, með virðisaukaskatti.

Óheimilt er að skipta upp verki eða innkaupum á vöru og/eða þjónustu í því skyni að innkaup verði undir viðmiðunarfjárhæðum, nema slíkt sé réttlætanlegt á grundvelli hlutlægra ástæðna.

Þegar aðskildar skipulagseiningar - deildir eða stofnanir - Múlaþings, standa að innkaupum, skal taka tillit til áætlaðrar heildarfjárhæðar innkaupa þeirra allra, nema þær beri sjálfstæða ábyrgð á innkaupum sínum eða tilteknum tegundum þeirra.

Að jafnaði skal ekki gera ótímabundna samninga.

Útreikningur skal miðast við þann tíma þegar útboðsauglýsing er send til opinberrar birtingar eða þegar Múlaþing hefst handa við innkaupaferli við þær aðstæður að ekki er skylt að tilkynna opinberlega um innkaup.

Við útreikning á áætluðu virði verksamnings skal miða við kostnað við verkið auk áætlaðs heildarverðmætis vöru og þjónustu sem Múlaþing lætur fyrirtæki í té, að því tilskildu að það sé nauðsynlegt við framkvæmd verksins.

Við útreikning á áætluðu virði vörusamnings skal telja kostnað vegna flutnings vöru með í vöruverði. Ef vara er keypt “frí á skipsfjöl” (fob) í erlendri höfn skal þó ekki telja flutning með í vöruverði.
Þegar um er að ræða samninga um fjármögnunarleigu, leigu eða kaupleigu á vörum til 12 mánaða eða skemur skal miða við heildarsamningsfjárhæð. Sé samningur bundinn til lengri tíma skal miðað við heildarfjárhæð auk virðis varanna við lok samningstímans. Sé samningstíminn óviss skal miða við heildargreiðslur samkvæmt samningnum í 48 mánuði.

Þegar um er að ræða þjónustusamninga þar sem heildarfjárhæð er ótilgreind skal miða við áætlaða samningsfjárhæð allan gildistíma samningsins ef samningur er gerður til 48 mánaða eða skemmri tíma. Sé samningstíminn óviss skal miða við heildargreiðslur samkvæmt samningnum í 48 mánuði. Um útreikning á virði þjónustusamninga um tryggingarþjónustu, banka- og fjármálaþjónustu og samninga um hönnun vísast til 28. gr. laga um opinber innkaup.

Um innkaup á fyrirhuguðu verki eða þjónustu sem skipt er upp í fleiri sjálfstæða samninga, innkaup á vöru af svipaðri tegund og um útreikning á virði viðvarandi samninga eða samninga sem endurnýja á innan tiltekins tíma, rammasamninga, gagnvirkra innkaupakerfa og nýsköpunarsamstarfs, fer eftir ákvæðum 29. - 32. gr. laga um opinber innkaup.

IV. kafli. Aðferðir við innkaup

16. gr. Almennt útboð

Viðhafa skal almennt útboð þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, og viðmiðunarfjárhæðir 12. gr. reglnanna eiga við.

Í almennu útboði er öllum fyrirtækjum heimilt að leggja fram tilboð í kjölfar útboðsauglýsingar, skv. nánari ákvæðum V., VI. og VII. kafla laga um opinber innkaup.

17. gr. Lokað útboð

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi er heimilt að viðhafa lokað útboð.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk, skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk. Sama gildir þegar um er að ræða kaup á þjónustu eða vöru. Til að tryggja framangreint skal lokað útboð viðhaft, þegar útboðsskylda er fyrir hendi, sbr. 12. gr. reglnanna.

Í lokuðu útboði geta fyrirtæki sótt um að taka þátt í innkaupaferli í kjölfar útboðsauglýsingar með því að senda inn upplýsingar vegna hæfismiðaðs vals sem Múlaþing hefur farið fram á í auglýsingu eða útboðsgögnum.

Múlaþing getur með forvali takmarkað fjölda hæfra þátttakenda sem boðið er að taka þátt í ferlinu í samræmi við 17. gr. reglnanna.

Í lokuðu útboði geta aðeins þau fyrirtæki sem Múlaþing býður til þátttöku, eftir innkaupa- og matsferli í kjölfar útboðsauglýsingar, skilað inn tilboði.

Þegar lokað útboð er viðhaft skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og skal fjöldi þátttakenda taka mið af því.

18. gr. Formlegar fyrirspurnir

Formleg fyrirspurn skal vera undanfari ákvörðunar um innkaup þegar áætluð samningsfjárhæð innkaupa er á því verðbili sem 13. gr. reglna þessara greinir. Formlegar fyrirspurnir skulu ekki eingöngu snúast um innkaupaverð heldur geta þær einnig náð til gæða, umhverfisáhrifa og vistferilskostnaðar vöru, þjónustu og verka, eftir atvikum.

Fyrirspurn er framkvæmd til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni.

Fyrirspurnargögn og tilboð skulu vera skrifleg og jafnan lögð fram með rafrænum aðferðum. Hið sama gildir um samskipti. Gæta skal samræmis við verklagsreglur eða fyrirmynd sem Múlaþing setur. Fyrirspurnargögn skulu vera greinargóð og skýrt tekið fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en einungis verði. Opnun tilboða samkvæmt formlegri fyrirspurn, á tilsettum opnunartíma, skal skráð af þeim starfsmanni sem gerir fyrirspurnina, nema annað sé ákveðið. Tilboð skulu borin saman og þátttakendur upplýstir um val á tilboði.

Gæta skal að samkeppni, jafnræði, meðalhófi og gagnsæi, auk þess sem gæta skal að ákvæði um tæknilýsingar, sbr. 49. gr. laganna.

19. gr. Verðsamanburður

Við innkaup undir viðmiðunarfjárhæðum skv. 13. gr. reglna þessara þar sem fyrirspurn verður ekki við komið vegna eðlis innkaupa, t.d. þegar um er að ræða kaup á sérhæfðri vöru, þjónustu eða verkum, eða þar sem ekki þykir skynsamlegt að viðhafa fyrirspurn, t.d. þegar lítið magn er keypt í einu, skal þó ávallt gæta hagkvæmni og gera samanburð meðal sem flestra fyrirtækja á verði og öðrum eiginleikum vöru, þjónustu og verka.

Slíkur samanburður skal jafnan gerður með rafrænum aðferðum.

Við innkaupin skal gæta að samkeppni, jafnræði, meðalhófi og gagnsæi, auk þess sem gæta skal að ákvæði um tæknilýsingar, sbr. 49. gr. laganna.

20. gr. Nýsköpunarsamstarf

Múlaþing getur stofnað til nýsköpunarsamstarfs við einn eða fleiri bjóðendur sem stunda aðskilda rannsóknar- og þróunarstarfsemi, í því augnamiði að þróa nýsköpunarvöru, -þjónustu eða nýsköpunarverk sem síðan verði keypt, svari varan, þjónustan eða verkið til þess nothæfisstigs og kostnaðar sem aðilar komu sér saman um í upphafi.

Til nýsköpunarsamstarfs er stofnað að undangenginni útboðsauglýsingu, og mögulega forvali, þar sem fyrirtæki sækja um og eru valin til að taka þátt í innkaupaferli, eftir könnun á hæfi og viðræður. Valforsendur byggja á að finna besta hlutfall milli verðs og gæða. Áfangaskipaskipta má ferlinu, m.a. til þess að fækka þátttakendum, á grundvelli áður auglýstra valforsendna.

Tryggja skal jafnræði milli þátttakenda í ferlinu.

Um fyrirkomulag, útboðsgögn og tilgreiningu á nýsköpunarvöru, -þjónustu eða -verki og þörfinni þar að baki og um aðra skilmála, m.a. um áfangaskiptingu og samningstíma, fer skv. nánari ákvæðum 38. gr. laganna.

21. gr. Rammasamningar

Múlaþing getur átt aðild að Rammasamningi Ríkiskaupa.

Innkaup á grundvelli Rammasamnings skal gera í samræmi við þau innkaupaferli sem mælt er fyrir um í reglum þessum. Í rammasamningi er heimilt að ákveða að kaupendur, þar á meðal Múlaþing, séu ekki skuldbundnir til að skipta eingöngu við aðila rammasamnings við þau innkaup sem samningur tekur til, enda séu slík frávik tilgreind í útboðsgögnum.

Aðeins er heimilt að gera einstaka samninga á grundvelli rammasamnings við þau fyrirtæki sem upphaflega voru aðilar rammasamnings. Við gerð einstakra samninga á grundvelli rammasamnings er óheimilt að gera verulegar breytingar á skilmálum rammasamnings.

Gildistími rammasamnings má ekki vera lengri en fjögur ár nema í undantekningartilvikum sem helgast af málefnalegum ástæðum, einkum þeim sem tengjast efni rammasamningsins. Múlaþingi er óheimilt að misnota rammasamning eða nota hann til að koma í veg fyrir, takmarka eða hindra samkeppni.

Ef skilmálar rammasamnings eru ákveðnir er heimilt að gera einstaka samninga við rammasamningshafa í samræmi við ákvæði rammasamnings. Ef skilmálar rammasamnings eru að einhverju leyti óákveðnir skal fara fram örútboð milli rammasamningshafa, eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið settar fram í samræmi við eftirfarandi reglur:

a)Við gerð hvers einstaks samnings skal Múlaþing ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem efnt gætu samninginn.

b) Múlaþing skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um er að ræða. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.

c) Tilboð rammasamningshafa skulu vera skrifleg og efni þeirra skal vera trúnaðarmál þar til tilboðsfrestur hefur runnið út.

d) Múlaþing skal velja á milli tilboða rammasamningshafa á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings.

Við innkaup á grundvelli rammasamnings skal fylgja ákvæðum 40. gr. laga um opinber innkaup.

22. gr. Gagnvirk innkaupakerfi, rafræn uppboð og rafrænir vörulistar

Múlaþing er heimilt að eiga aðild að gagnvirkum innkaupakerfum og gera innkaup í gegnum þau, að undangenginni útboðsauglýsingu. Slík innkaup skulu framkvæmd með lokuðu útboði í samræmi við þær reglur sem um slík útboð gilda og í samræmi við þau innkaupaferli sem mælt er fyrir um í reglum þessum, sbr. einnig 41. gr. laga um opinber innkaup. Eingöngu skal stuðst við rafrænar aðferðir í samræmi við 22. gr. laganna.

Múlaþing skal bjóða öllum fyrirtækjum sem aðild hafa fengið að gagnvirku innkaupakerfi að leggja fram tilboð fyrir einstök innkaup sem gera á innan kerfisins.

Múlaþing er einnig heimilt að kaupa með rafrænu uppboði skv. nánari ákvæðum 42. gr. laganna, sem og að krefjast rafrænna vörulista í innkaupaferlum, sbr. 43. gr. laganna.

23. gr. Undantekningar frá fyrirspurn og útboði

Innkauparáði er heimilt að veita undanþágu frá verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður eða þjónusta fæst eingöngu hjá einum aðila.

24. gr. Samkeppnisútboð

Til samkeppnisútboðs er stofnað að undangenginni útboðsauglýsingu, og mögulega forvali, þar sem fyrirtæki geta sótt um að taka þátt í innkaupaferlinu. Fyrirtækin eru metin í hæfismiðuðu vali til að taka þátt í útboði. Aðeins þau fyrirtæki sem Múlaþing býður til þátttöku, eftir að hafa lagt mat á fram lagðar upplýsingar, geta skilað inn tilboði í samkeppnisútboði sem skal vera grundvöllur áframhaldandi viðræðna.

Markmiðið er að þróa einn eða fleiri valkosti sem mætt geta kröfum Múlaþings um vöru, verk eða þjónustu, í skilgreindum áföngum, einkum þegar þörf er á sveigjanleika við innkaupin eða sérhæfðri vöru, verki eða þjónustu sem ekki er til á stöðluðu formi eða í miklum fjölda. Þetta getur átt við s.s. ef um er að ræða háþróaðar vörur eða þjónustu, flóknari upplýsingatækniverkefni o.fl.

Áfangaskipta má viðræðum til að fækka þátttakendum og skal fækkun þá grundvallast á forsendum fyrir vali tilboðs sem settar hafa verið fram í útboðsauglýsingu, í boði um að staðfesta áhuga eða öðrum útboðsgögnum.

Meðan á viðræðum stendur skal Múlaþing tryggja að jafnræðis sé gætt meðal þátttakenda og að ekki séu veittar upplýsingar sem gera stöðu sumra þátttakenda betri en annarra.

Að öðru leyti vísast til 36. gr. laga um opinber innkaup.

25. gr. Samkeppnisviðræður

Þegar um er að ræða sérlega flókna samninga, og Múlaþing telur að notkun almenns eða lokaðs útboðs sé því til fyrirstöðu að unnt sé að gera samning, og að aðrar innkaupaleiðir henti ekki heldur, er heimilt að beita ákvæðum þessarar greinar. Um sérlega flókinn samning í skilningi þessarar greinar er að ræða þegar ekki er mögulegt með hlutlægum hætti að skilgreina þau tæknilegu atriði sem fullnægt geta þörfum eða markmiðum Múlaþings og/eða sveitarfélagið getur ekki skilgreint lagalega eða fjárhagslega gerð framkvæmdar.

Til samkeppnisviðræðna er stofnað að undangenginni útboðsauglýsingu, og mögulega forvali, þar sem fyrirtæki sækja um að taka þátt í innkaupaferli og eru metin í hæfismiðuðu vali til að taka þátt í viðræðum og áframhaldandi innkaupaferli. Aðeins þau fyrirtæki sem Múlaþing býður til þátttöku með forvali, eftir að hafa lagt mat á fram lagðar upplýsingar, geta tekið þátt í samkeppnisviðræðunum. Valforsendur samkeppnisviðræðna skulu byggjast á besta hlutfalli milli verðs og gæða í samræmi við 3. tölul. 1. mgr. 79. gr. laganna.

Markmiðið er að þróa einn eða fleiri valkosti sem mætt geta fyrir fram skilgreindum kröfum Múlaþings um vöru, verk eða þjónustu, í skilgreindum áföngum.

Múlaþing getur ákveðið að ferlið fari fram í fleiri áföngum til þess að fækka þeim lausnum sem fjallað er um meðan viðræður standa yfir. Fækkun lausna skal grundvallast á forsendum fyrir vali tilboðs sem settar hafa verið fram í útboðsauglýsingu eða útboðsgögnum.

Viðræðum er haldið áfram þar til tekist hefur að afmarka þá lausn eða þær lausnir sem geta fullnægt þörfum sveitarfélagsins.

Meðan á viðræðum stendur skal Múlaþing tryggja að jafnræðis sé gætt meðal þátttakenda og að ekki séu veittar upplýsingar sem gera stöðu sumra þátttakenda betri en annarra.

Að öðru leyti vísast til 37. gr. laga um opinber innkaup.

26. gr. Samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar

Við tilteknar aðstæður eru samningskaup án opinberrar birtingar útboðsauglýsingar heimil, án tillits til þess hvort um er að ræða innkaup á verki, vöru eða þjónustu, þ.e. þegar:

a) engin tilboð, engin gild tilboð, engar tilkynningar um þátttöku eða engar gildar tilkynningar um þátttöku berast vegna almenns eða lokaðs útboðs, enda sé í endanlegum samningi ekki vikið í verulegum atriðum frá upphaflegum skilmálum útboðsgagna.

b) aðeins eitt fyrirtæki kemur til greina af listrænum ástæðum þar sem um er að ræða einstakt listaverk eða listflutning, ekki er um samkeppni að ræða af tæknilegum ástæðum eða sökum þess að um lögverndaðan einkarétt er að ræða.

c) innkaup eru algerlega nauðsynleg vegna aðkallandi neyðarástands sem stafar af ófyrirsjáanlegum atburðum og ekki er unnt að standa við fresti í almennu útboði, lokuðu útboði eða samkeppnisútboði. Þær aðstæður sem vísað er til sem aðkallandi neyðarástands mega ekki vera á ábyrgð Múlaþings.

Vísað er til frekari ákvæða 39. gr. laganna um innkaup á vörum sérstaklega, á þjónustu eftir samkeppni um hönnun við tilteknar aðstæður, og um innkaup á verki eða þjónustu þegar um er að ræða nýtt verk eða þjónustu við tilteknar aðstæður.

27. gr. Hönnunarsamkeppni

Ákvæði þessarar greinar gilda um hönnunarsamkeppni þar sem samanlagt virði verðlauna og/eða annarra greiðslna til þátttakanda er yfir viðmiðunarfjárhæðum vegna þjónustukaupa skv. 12. gr.

Um tilhögun hönnunarsamkeppni gildir ákvæði 44. gr. laga um opinber innkaup.

28. gr. Forval

Við lokað útboð, samkeppnisútboð, samkeppnisviðræður og nýsköpunarsamstarf getur Múlaþing viðhaft forval til að takmarka fjölda hæfra þátttakenda sem sveitarfélagið býður að leggja fram tilboð eða að ganga til viðræðna. Fjöldi valinna hæfra þátttakenda skal ætíð vera nægilegur til að tryggja raunverulega samkeppni, þó aldrei færri en fimm við lokað útboð og aldrei færri en þrír í forvali vegna samkeppnisútboðs, samkeppnisviðræðna og nýsköpunarsamstarfs.

Í útboðsauglýsingu eða í boði um að staðfesta áhuga skal Múlaþing tilgreina þau málefnalegu og óhlutdrægu skilyrði eða reglur sem leggja á til grundvallar við val þátttakenda, lágmarksfjölda þeirra svo og hámarksfjölda ef það á við. Skýr ákvæði skulu vera um hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum. Nánar vísast til 78. gr. laganna um framkvæmd forvals.

V. kafli. Kröfur til gagna og bjóðenda

29. gr. Valforsendur

Múlaþing skal velja fjárhagslega hagkvæmasta tilboð á grundvelli:

lægsta verðs,
minnsta kostnaðar eða
besta hlutfalls milli verðs og gæða.

Forsendur fyrir vali á tilboði á grundvelli 2. tl. 1. mgr. skulu metnar út frá kostnaðarhagkvæmni, t.d. útreikningi á vistferilskostnaði.

Um útreikning vistferilskostnaðar fer skv. nánari ákvæðum 80. gr. laganna.

Forsendur fyrir vali á tilboði á grundvelli 3. tl. 1. mgr. skulu tengjast efni samnings og geta t.d. náð yfir:

a) Gæði, þ. á m. tæknilega kosti, útlit og notagildi, aðgengi, hönnun fyrir alla notendur, félagslega, umhverfislega og nýjungakennda eiginleika og viðskipti og skilyrði þeirra.

b) Skipulagningu, menntun, hæfi og reynslu starfsfólks sem framkvæma á samninginn, einkum ef hæfni starfsfólks sem framkvæmir samning getur haft veruleg áhrif á framkvæmd hans.

c) Þjónustu eftir verklok og tæknilega aðstoð, afhendingarskilmála, þ.e. afhendingardag, afhendingarferli og afhendingartíma eða frest til að ljúka verki.

Við val á tilboði á grundvelli 3. tl. 1. mgr. er Múlaþingi heimilt að ákvarða fast verð eða fastan kostnað og velja tilboð eingöngu út frá gæðum, umhverfislegum eða félagslegum þáttum.

Forsendur fyrir vali tilboðs skulu tengjast efni samnings ef þær varða verk, vöru eða þjónustu sem láta á í té samkvæmt samningi, að einhverju leyti eða á einhverju stigi vistferils hans, þar á meðal vegna þátta sem varða:

a) Sérstakt ferli við framleiðslu, afhendingu eða viðskipti með slík verk, vöru eða þjónustu.

b) Sérstakt ferli á öðru stigi vistferils hans, jafnvel þótt slíkir þættir séu ekki hluti af honum.

Forsendum fyrir vali tilboðs skal haga þannig að þær tryggi möguleika á virkri samkeppni. Einnig verður að vera unnt að sannreyna upplýsingar frá bjóðendum til að meta hversu vel tilboðin uppfylla forsendurnar.

Í útboðsgögnum skal tilgreina hlutfallslegt vægi hverrar forsendu sem liggur til grundvallar vali á fjárhagslega hagkvæmasta tilboði, nema þegar val á tilboði byggist eingöngu á verði. Þetta vægi má setja fram sem ákveðið bil með hæfilegum hámarksvikmörkum. Ef ómögulegt er að tilgreina tiltekið vægi forsendna vegna hlutlægra ástæðna skal forgangsraða forsendum eftir mikilvægi þeirra.

30. gr. Útboðs- og sönnunargögn

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út. Styðjast má nánar við ákvæði V., VI. og VII. kafla laga um opinber innkaup eftir atvikum.

Í útboðsauglýsingu eða útboðsgögnum skal koma fram hvaða skilyrða er krafist fyrir þátttöku og hvaða gögn fyrirtæki þarf að leggja fram til sönnunar.

Krefjast má framlagningar vottorða, yfirlýsinga og annarra gagna til sönnunar á því að ekki séu fyrir hendi ástæður til útilokunar, skv. 68. gr. laganna og á því að viðeigandi hæfiskröfur séu uppfylltar skv. 69.–72. gr., auk vottorða frá óháðum aðilum, til staðfestingar á því að fyrirtæki fullnægi ákveðnum gæða- og umhverfisstjórnunarstöðlum og kerfum, sbr. 75. gr. Fyrirtæki sem byggja á getu annarra, sbr. 76. gr. laganna, geta notað hvers konar viðeigandi aðferðir til að sanna fyrir kaupanda að þau muni ráða yfir nauðsynlegum úrræðum.

Áður en samningur er gerður, þó ekki rammasamningur, skal Múlaþing krefjast þess að fyrirtæki, sem ákveðið hefur verið að gera samning við, leggi fram uppfærð fylgiskjöl, í samræmi við 74. gr. laganna og eftir atvikum 75. gr., ásamt nauðsynlegum skýringum ef þess þykir þörf. Heimilt er að fara fram á að fyrirtæki leggi fram öll eða hluta fylgiskjala, hvenær sem er á meðan á innkaupaferli stendur, ef það er nauðsynlegt til að tryggja eðlilegan framgang ferlisins.

31. gr. Auglýsing útboða

Innkaup Múlaþings á vörum, verkum og þjónustu yfir viðmiðunarfjárhæðum skv. 11., sbr. 12. gr. reglnanna [5], skulu auglýst rafrænt á sameiginlegum vettvangi sem ráðherra mælir fyrir um í reglugerð[6]. Auk þess er heimilt að auglýsa hvers konar innkaup með áberandi hætti þannig að öll áhugasöm fyrirtæki geti tekið þátt í innkaupaferli. Undantekning þar á eru samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar [7] sbr. 24. gr. reglnanna og þau tilvik þegar forauglýsing er nýtt sem útboðsauglýsing á grundvelli 2. mgr. 54. gr. laga um opinber innkaup.

Í útboðsauglýsingu skulu koma fram nægilega miklar upplýsingar til að fyrirtæki geti tekið afstöðu til þess hvort þau hyggjast taka þátt í innkaupaferli.

Samtímis því, eða eftir að auglýst er, getur Múlaþing hvatt tiltekna aðila til þátttöku í innkaupaferli, en ekki má þó veita þeim aðrar upplýsingar en fram koma í auglýsingu.

32. gr. Undirverktaka

Heimilt er að krefjast þess í útboðsgögnum að bjóðandi upplýsi hvaða hluta samnings hann hyggst láta þriðja aðila framkvæma sem undirverktaka og hvaða undirverktaka sá aðili hyggst nota. Upplýsingar bjóðanda um undirverktaka skulu ekki hafa áhrif á ábyrgð bjóðanda gagnvart Múlaþingi.

Í útboðsgögnum skal krefjast þess að bjóðandi upplýsi hvaða hluta samnings hann hyggst láta þriðja aðila framkvæma sem undirverktaka og skulu þær upplýsingar liggja fyrir áður en samningur er undirritaður. Bjóðandi skal upplýsa Múlaþing um hvaða undirverktaka hann hyggst nota og leita samþykkis á því áður en undirverktaki hefur störf. Krefjast má hæfisyfirlýsingar bjóðanda skv. 73. gr. laganna fyrir undirverktaka. Útilokunarástæður skv. 68. gr. laganna geta náð til undirverktaka og skal þá eftir atvikum krefjast þess að nýr undirverktaki komi í hans stað.

33. gr. Gerviverktaka og skyldur skv. kjarasamningum

Um gerviverktöku gildir 89. gr. laganna. Verktaka og undirverktaka er óheimilt að gera samning um undirverktöku við starfsmenn eða starfshópa í þeim tilvikum þar sem um ráðningarsamband er að ræða eða það á við samkvæmt venju og eðli máls.

Í útboðsgögnum skal gera þá kröfu að bjóðandi tryggi að allir starfsmenn sem koma munu að verkinu, hvort sem er sem starfsmenn bjóðanda eða undirverktaka, fái laun og starfskjör í samræmi við gildandi kjarasamninga hverju sinni og að aðstæður þeirra séu í samræmi við löggjöf á sviði vinnuverndar. Hvenær sem er á samningstíma skal bjóðandi, ef Múlaþing óskar eftir því, sýna fram á að öll réttindi og skyldur gagnvart starfsmönnum séu uppfyllt. Bjóðandi skal samþykkja að ef hann getur ekki framvísað gögnum eða sýnt eftirlitsmanni verks fram á að samningsskyldur séu uppfylltar, innan 10 daga frá því ósk um slíkt var borin fram, geti Múlaþing rift verksamningi án frekari fyrirvara eða ákveðið að beita dagsektum fyrir hvern dag sem umbeðnar upplýsingar skortir. Beiting þessara vanefndaúrræða hefur ekki áhrif á gildi verktryggingar.

34. gr. Frávikstilboð

Múlaþing getur heimilað eða krafist þess að bjóðandi leggi fram frávikstilboð. Tilgreina skal í útboðsauglýsingu, forauglýsingu eða í boði um að staðfesta áhuga hvort krafist sé framlagningar frávikstilboðs eða hún heimiluð [8]. Að öðrum kosti eru þau óheimil. Frávikstilboð skulu tengjast efni samnings.

Ef frávikstilboð eru heimiluð eða þeirra krafist skal í útboðsgögnum gera grein fyrir lágmarkskröfum sem frávikstilboð þarf að uppfylla og öðrum sérkröfum sem varða framlagningu þess.

Vísað er í 47. gr. laganna um nánari ákvæði um frávikstilboð.

35. gr. Skipting samninga í hluta

Múlaþing getur ákveðið að skipta innkaupasamningi upp í hluta. Sveitarfélagið ákveður þá stærð og efni slíkra samningshluta. Sé ákveðið að skipta samningi ekki upp í hluta skal tilgreina helstu ástæður fyrir því í útboðsgögnum [9]. Í útboðsauglýsingu eða boði um að staðfesta áhuga skal taka fram hvort gera má tilboð í aðeins einn, nokkra eða alla hluta samnings. Um nánari ákvæði um hámarksfjölda samninga sem gera má við hvern bjóðanda, um tilgreiningu í útboðsgögnum og um sameiningu hluta vísast til ákvæða 53. gr. laganna.

36. gr. Ástæður til útilokunar vegna persónulegra aðstæðna

Þátttakandi eða bjóðandi eða aðili sem þeim tengjast, sbr. ákvæði 68. gr. laga um opinber innkaup, sem hefur verið sakfelldur með endanlegum dómi fyrir afbrot sem tilgreind eru í 68. gr. laganna, skal útilokaður frá þátttöku í innkaupaferli. Hið sama gildir hafi slíkur aðili brotið gegn skyldum um greiðslu opinberra gjalda, lífeyrissjóðsiðgjalda eða annarra lögákveðinna gjalda og því hefur verið endanlega slegið föstu með ákvörðun dómstóls eða stjórnvalds þar sem bjóðandi er skráður eða í aðildarríki innan Evrópska efnahagssvæðisins. Ef endanleg niðurstaða liggur ekki fyrir um slíkt brot fyrirtækis er heimilt að útiloka fyrirtæki frá innkaupaferli ef unnt er að sýna fram á brotið með öðrum fullnægjandi hætti.

Vísað er í ákvæði 68. gr. laganna sem gildir einnig að öðru leyti um einstaklinga eða lögaðila sem bjóðendur eða þátttakendur í innkaupaferli.

37. gr. Fjárhagsstaða og tæknileg geta bjóðenda

Fjárhagsstaða sem og tæknileg geta bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart sveitarfélaginu. Miðað er við þann tímapunkt þegar tilboðum hefur verið skilað og þau eru metin, nema um lokað útboð sé að ræða eða annað verði ákveðið.

Heimilt er að gera kröfur um tiltekna lágmarksveltu, framlagningu ársreiknings og starfsábyrgðartryggingu, tilboðsgjafa í útboðum. Ennfremur má þar gera kröfur um nauðsynlegan mannauð, tækniúrræði og reynslu til að framkvæma samning í samræmi við viðeigandi gæðastaðal.

Múlaþing getur krafist þess að fyrirtæki hafi nægilega reynslu og sýni fram á það með viðeigandi gögnum í tengslum við samninga sem fyrirtækið hefur áður framkvæmt.

Þegar um er að ræða vörusamninga sem fela í sér ísetningu og uppsetningu, veitingu þjónustu og/eða framkvæmd verks er heimilt að meta sérstaklega getu fyrirtækis til þess að veita þjónustuna, sjá um uppsetninguna eða vinna verkið, einkum með hliðsjón af hæfni, skilvirkni, reynslu og áreiðanleika.

Fyrirtæki er heimilt, eftir því sem við á og vegna gerðar tiltekins samnings, byggt á fjárhagslegri og/eða tæknilegri getu annarra aðila án tillits til lagalegra tengsla fyrirtækisins við þessa aðila. Ef þetta er gert skal fyrirtæki sýna Múlaþingi fram á að það muni hafa nauðsynlega fjármuni til ráðstöfunar og/eða aðgang að nauðsynlegri tækni, t.d. með þeim hætti að hlutaðeigandi fyrirtæki stofni sameiginlega sérstakt félag í þessu skyni.

Múlaþing er aðeins heimilt að setja skilyrði fyrir þátttöku fyrirtækja í innkaupaferli á grundvelli krafna um hæfi sem lúta að starfsréttindum, sbr. 70. gr. laganna, fjárhagsstöðu, sbr. 71. gr. og tæknilegri og faglegri getu, sbr. 72. gr. laganna. Skilyrðin þurfa að vera til þess fallin að tryggja lagalegt og fjárhagslegt hæfi og tæknilega og faglega getu til að efna skyldur samkvæmt fyrirhuguðum samningi. Skilyrði fyrir þátttöku skulu tengjast samningi og vera í hæfilegu hlutfalli við efni hans.

Innkauparáð leiðbeinir um gerð krafna um fjárhagsstöðu og tæknilega getu í útboðsgögnum og aðstoðar við mat á því hvort skilyrðum sé fullnægt að þessu leyti.

38. gr. Aðrar kröfur til seljenda

Við undirbúning innkaupa skal, í samræmi við þarfir Múlaþings, ákveða hvaða kröfur eru gerðar til seljenda og til vöru, þjónustu og verka, sbr. 8. gr. reglna þessara. Taka skal tillit til verðs, gæða, umhverfisáhrifa og vistferilskostnaðar.

Múlaþingi er heimilt að kveða á um sérstök skilyrði, einkum varðandi félagsleg og umhverfisleg atriði, sem tengjast framkvæmd samnings, enda séu þessi skilyrði í samræmi við reglur EES-samningsins og hafi verið tilgreind í útboðsauglýsingu eða útboðsskilmálum.

VI. kafli. Framkvæmd og eftirfylgni

39. gr. Fræðsla og þjálfun innkaupafólks

Múlaþing sér til þess að innkaupastefna og innkaupareglur sveitarfélagsins séu vel kynntar fyrir starfsfólki sveitarfélagsins sem kemur að innkaupum, sem og fyrir sveitarstjórn.

Til að efla færni starfsfólks og þjálfun á sviði innkaupa fær starfsfólkið fræðslu og þjálfun í samræmi við sérstaka fræðsluáætlun í innkaupamálum, sem innkauparáð setur fram.

40. gr. Mælikvarðar og endurmat

Innkauparáð setur árlega markmið um árangur innkaupa í samræmi við stefnu Múlaþings í innkaupamálum og skilgreinir mælikvarða til að meta árangurinn. Innkauparáð fylgir markmiðum eftir, metur hvernig til hefur tekist við að framfylgja stefnunni og sér um að nauðsynlegar úrbætur nái fram að ganga, sbr. 7. gr. reglna þessara.

41. gr. Nýsköpun og þróun. Samskipti við seljendur.

Múlaþing kappkostar að eiga góð samskipti við birgja, ekki síst í því skyni að finna nýjar lausnir sem geta leyst betur þarfir sveitarfélagsins í innkaupamálum, á sem hagkvæmastan hátt. Sjá m.a. 10. gr. a.

Innkauparáð getur gert áætlun um leiðir til að fylgja eftir þörfum sveitarfélagsins gagnvart seljendum og hvernig stuðla megi að gagnvirkum og skilvirkum leiðum til samskipta og þróunar á þjónustu, vöru og verkum.

VII. kafli. Önnur ákvæði

42. gr. Hæfis- og siðareglur

Ákvæði II. kafla stjórnsýslulaga um hæfi gilda um ákvarðanir sem teknar eru samkvæmt innkaupareglum þessum.

Enginn starfsmaður Múlaþings eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum sveitarfélagsins má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans [10].

Starfsmönnum Múlaþings er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við sveitarfélagið nema með samþykki sveitarstjóra. Hið sama gildir um fulltrúa í nefndum, ráðum og stjórnum á vegum sveitarfélagsins, auk sveitarstjóra, nema sveitarstjórn samþykki[11].

43. gr. Meginreglur við innkaup

Gæta skal jafnræðis, meðalhófs og gagnsæis við innkaup hjá Múlaþingi. Óheimilt er að mismuna fyrirtækjum á grundvelli þjóðernis eða takmarka samkeppni með óeðlilegum hætti. Viðeigandi ráðstafanir skulu gerðar til að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra í innkaupaferli til að tryggja jafnræði.

Það telst ekki andstætt jafnræði að áskilja að vara sé afhent, þjónusta veitt eða verk unnið á tilteknum stað, enda byggist slíkur áskilnaður á málefnalegum ástæðum.

44. gr. Trúnaðarskylda

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum, sem og aðrir fulltrúar Múlaþings [12], skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna bæjarins og stofnana hans, eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls. Þeim er óheimilt að láta af hendi viðkvæmar upplýsingar sem fyrirtæki hefur lagt fram sem trúnaðarupplýsingar, sbr. nánar 17. gr. laga um opinber innkaup.

Múlaþingi er heimilt að krefjast þess að fyrirtæki gæti trúnaðar um mikilvægar upplýsingar sem veittar eru meðan á innkaupaferli stendur.

45. gr. Tengdir aðilar

Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í sveitarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir tengda aðila, sem og skráningu hagsmuna þeirra, og ber fjármálastjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð. Að öðru leyti gilda ákvæði 36. gr. reglnanna um hæfis- og siðareglur.

46. gr. Kæru- og endurupptökuheimild

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup og reglur þessar, er heimilt að kæra til kærunefndar útboðsmála. Heimild til að skjóta málum til kærunefndar hafa þau fyrirtæki sem njóta réttinda samkvæmt lögum um opinber innkaup og hafa lögvarða hagsmuni af úrlausn máls, auk félaga eða samtaka fyrirtækja, mögulega samkvæmt kæruframsali aðildarfyrirtækis eða félagsmanns, ef slík hagsmunagæsla samræmist tilgangi þeirra.

Kæra skal borin skriflega undir kærunefnd útboðsmála innan 20 daga fjögurra vikna frá því að kærandi vissi eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum, sbr. 1. mgr. 106. gr. laga um opinber innkaup. Kröfu um óvirkni samnings er þó heimilt að bera undir nefndina innan 30 daga frá framangreindu tímamarki, nema í undantekningartilvikum, sbr. 106. gr. laganna.

47. gr. Gildistaka og endurskoðun.

Reglur þessar eru settar af sveitarstjórn Múlaþings og öðluðust gildi þann 10. febrúar 2021 með samþykkt sveitarstjórnar.

Innkauparáð hefur með höndum eftirfylgni með reglunum og stendur bæjarstjórn skil á framkvæmd þeirra.

Fjárhæðir samkvæmt reglum þessum geta tekið breytingum eins og fram kemur í 11. gr. reglnanna.

Samþykkt í sveitarstjórn Múlaþings 10. febrúar 2021

[1] Hver vara hefur áhrif á umhverfið frá því hún er framleidd og notuð þar til hún endar sem sorp eða er endurunnin. Hér er átt við heildaráhrif vöru á umhverfi sitt ,,frá vöggu til grafar , meðal annars með tilliti til þess hráefnis sem notuð eru, framleiðslunnar, dreifingar og umbúða, notkunar og förgunar.

[2] Með vistferilskostnaði er átt við allan kostnað sem á vistferli vöru, þ.e. innkaupaverð auk kostnaðar við rekstur, viðhald og förgun vöru. Sjá einnig, til leiðbeiningar, ákvæði 80. gr. laga um opinber innkaup, um útreikning vistferilskostnaðar.

[3] Viðmiðunarfjárhæðir skv. 1. mgr. 23. gr. laga um opinber innkaup nr. 120/2016, sbr. 2. gr. reglugerðar nr. 178/2018 um auglýsingu innkaupa á útboðsvef, viðmiðunarfjárhæðir vegna opinberra innkaupa og innkaup samkvæmt samningi Alþjóðaviðskiptastofnunarinnar (WTO) um opinber innakaup.

[4] Nú reglugerð nr. 178/2018 um auglýsingu innkaupa á útboðsvef, viðmiðunarfjárhæðir vegna opinberra innkaupa og innkaup samkvæmt samningi Alþjóðaviðskiptastofnunarinnar (WTO) um opinber innkaup.

[5] Byggjast á viðmiðunarfjárhæðum 1. og 4. mgr. 23. gr. laga um opinber innkaup og síðari breytingum sem gerðar kunna að verða og birtar í samræmi við áskilnað laganna.

[6] www.utbodsvefur.is

[7] Samkvæmt 39. gr. laganna.

[8] sbr. einnig o-lið 47. gr. laganna.

[9] Eða í samningsskýrslu skv. 96. gr. laganna ef innkaup eru yfir viðmiðunarfjárhæðum 4. mgr. 23. gr. laganna.

[1/is/moya/page/innkaupareglur#_ftnref100] Sjá einnig 7. gr. siðareglna kjörinna fulltrúa hjá Múlaþingi, samþ. 11. nóvember 2020.

[11] Sjá einnig 6. gr. siðareglna kjörinna fulltrúa hjá Múlaþingi, samþ. 11. nóvember 2020.

[12] Sjá einnig 2. gr. siðareglna kjörinna fulltrúa hjá Múlaþingi, samþ. 11. nóvember 2020.

Síðast uppfært 07. júlí 2022